Servizi Gestionali

Ottimizzazione dei costi nei processi di acquisto e di consumo:

La pressante concorrenza sui mercati nazionali ed esteri impone alle aziende l’introduzione di strumenti in grado di offrire la massima competitività. Fondamentale dunque tenere sotto controllo il costo dei processi dispendiosi, sempre in continua evoluzione che non fanno parte del “core business” della azienda, liberando così risorse preziose da destinare alle aree strategiche.
A tal fine è indispensabile impostare un metodo di lavoro che oltre a valorizzare il patrimonio aziendale, valutare e riqualificare le risorse umane renda permanenti i risultati acquisiti agendo sulle cause della eventuale inefficienza.

- Analisi delle attività aziendali per scoprire le aree di ottimizzazione delle risorse;
- Determinazione della situazione attuale riferita ai processi decisionali, alle procedure gestionali e alla qualità raggiunta in funzione dei risultati ottenuti e dei costi sostenuti;
- Relazione sullo stato di fatto dei settori analizzati in funzione delle richieste aziendali con analisi delle criticità e individuazione degli ambiti di miglioramento;
- Elaborazione dei nuovi processi sviluppati attorno alla condivisione con l’azienda dell’applicazione graduale delle nuove tecniche di consumo e di acquisto;
- Messa a regime del servizio con la formalizzazione dei nuovi modelli di consumo e di acquisto e con il monitoraggio continuo dei risultati generati.

Sviluppo dei sistemi di gestione integrata dei servizi ausiliari e della manutenzione:

La manutenzione degli immobili e degli impianti non deve essere vista solo come una scelta aziendale, ma riveste obblighi di legge secondo, tra gli altri, i disposti del Decreto Legislativo 626/94.
Inoltre garantire funzionalità e sicurezza agli ambienti di lavoro porta miglioramento dell’immagine aziendale ed al benessere ambientale contribuendo, in tal modo, alla soddisfazione degli utenti.
Risulta, quindi, fondamentale strutturare all’interno del complesso aziendale un sistema di gestione della manutenzione nel quale siano indicate le strategie adottate, le modalità di ispezione periodica, le scadenze temporali degli interventi e delle ispezioni, le modalità di esecuzione degli interventi, le risorse umane impiegate, i criteri di misurazione e controllo delle attività, i costi preventivi di manutenzione in relazione ai costi preventivi totali. La gestione della manutenzione deve utilizzare un sistema informativo che permetta il governo del processo e lo sviluppo delle attività verso forme organizzative più valide sia in termini di riduzione dei costi che di miglioramento della qualità. Il sistema informativo consente di attivare un valido processo di archiviazione sulla base del quale costruire dati storici per analisi dei risultati.

Potenziali servizi oggetto della gestione

Servizio di gestione e di manutenzione delle opere edili;
Servizio di gestione e di manutenzione degli impianti tecnologici;
Servizio energia;
Servizio di igiene ambientale;
Servizio di gestione e di manutenzione aree verdi;
Servizio di vigilanza;
Servizio di gestione amministrativa del patrimonio di edilizia residenziale.

Obbiettivi perseguibili

Una corretta gestione integrata si propone di perseguire i seguenti obiettivi fondamentali:

Servizi in grado di conseguire il massimo beneficio in termini di qualità ed efficienza, requisiti indispensabili per la migliore funzionalità e conservazione del patrimonio immobiliare in oggetto;
Conduzione degli impianti tecnologici;
Manutenzione tempestiva, adeguata e razionale degli edifici e degli impianti;
Fornitura e gestione dei servizi ausiliari rivolti alle attività svolte all’interno del complesso e alle persone;
Dotazione degli elementi di conoscenza e della più moderna strumentazione tecnica di gestione in grado di consentire la programmazione delle attività e delle risorse;
Conseguimento di un risparmio di gestione sia con il contenimento dei consumi energetici che con la riduzione dei guasti e del tempo totale o parziale inutilizzabilità degli immobili;
Garanzia del rispetto dei requisiti di sicurezza connessi alla conduzione e uso delle soluzioni tecnologiche ed impiantistiche presenti negli immobili;
Progetti migliorativi e proposte allo scopo di ridurre i costi di gestione dei servizi forniti mantenendo il livello del servizio richiesto e migliorare i livelli prestazionali a parità di costi di realizzazione dei servizi.

Sistemi di informatizzazione del patrimonio immobiliare:

E’ difficile amministrare un singolo appartamento. Figuriamoci seguire, in tutto e per tutto, l’ intero patrimonio immobiliare gestito da una Società o da un Ente, in cui “coabitano” più tipologie di edifici, diversi tra loro per destinazione d’uso, condizioni amministrative, età, grado di manutenzione, situazioni contrattuali.
Una montagna di problemi che comportano adempimenti di tipo amministrativo, tecnico, catastale (correttivi, denunce, nuova agibilità) la cui mancata comunicazione o il mancato espletamento costringono ad operare in situazioni d’urgenza con ingenti ed onerosi investimenti di risorse finanziarie e umane. Tuttavia queste richieste se soddisfatte tempestivamente, grazie all’intervento espletato dalla nostra società a costi prestabiliti, possono senz’altro costituire non un aggravio finanziario ma una ottimizzazione dei costi di gestione.

Servizi Offerti

Ricostruzione della conoscenza (gestione inventariale);
Inserimento dei cespiti;
Riqualificazione del patrimonio;
Gestione amministrativa;
Gestione affitti e Locazioni;
Soddisfacimento di esigenze sociali;
Massimizzazione del rendimento economico e finanziario;
Manutenzione programmata e straordinaria.

Motivazioni

Il servizio da noi proposto trova ragione nella permanente mancanza di informazioni e di dati circa l’entità e la consistenza dei beni posseduti, nella tutela dello stato di conservazione e della efficienza degli immobili, cespiti ed impianti e nella ottimizzazione del rendimento economico-finanziario.

Vantaggi

Scelte strategiche che necessitano della conoscenza delle proprietà così come sono effettivamente dislocate sul territorio nazionale;
Decisioni di monetizzazione di aree o di acquisizione della proprietà a fronte di concessioni edilizie o lottizzazioni;
Valutazioni della opportunità di eventuali dismissioni del patrimonio immobiliare;
Scelte riguardanti l’utilizzo e l’ampliamento delle aree esistenti;
Conoscenza del valore del patrimonio immobiliare (per il bilancio aziendale, per le garanzie alle banche a fronte di mutui richiesti..);
Conoscenza immediata delle proprietà dell’Ente da parte dei nuovi amministratori;
Massimizzazione del rendimento economico e finanziario;
Impedire l’acquisizione da parte di terzi per usucapione o per altre ragioni;
Gestione del patrimonio dal punto di vista della destinazione d’uso (affitti gestionali, controllo scadenze contrattuali, pagamenti, …).

Metodologia di lavoro

La gestione del patrimonio immobiliare, in un ottica di sistema informativo, a causa della grossa mole di dati da gestire, il più delle volte disponibile solo in forma cartacea (dati descrittivi, dati catastali, contratti, planimetrie, schemi tecnici, ecc.), del materiale estremamente eterogeneo e della necessità di poterne usufruire da parte dei diversi settori dell’ente, non può essere pensata che in termini digitali, cioè attraverso l’impiego di strumenti informatici.
E’ indispensabile, quindi, la creazione di un banca dati, l’ acquisizione di un prodotto software di gestione del patrimonio immobiliare, l’ utilizzo della tecnologia informatica per distribuire servizi informazioni e garantire la comunicazione e l’interscambio dei dati e la definizione dei flussi informativi e delle procedure organizzative che consentano di mantenere aggiornata la banca dati.
Il progetto si sviluppa mediante la raccolta di tutto il materiale disponibile (dati, documenti, disegni, schemi, fotografie, ecc.), la verifica del materiale raccolto, i rilievi in loco per integrare i dati mancanti, l’inserimento dei cespiti (classificazione, rilievo, ed etichettatura), la generazione di report, le attività informatiche (informatizzazione dei dati e creazione della banca dati, installazione e configurazione del pacchetto software, formazione del personale, ecc.) e le attività manutentiva ( per mantenere aggiornata la banca dati; per mantenere aggiornate le versioni dei software utilizzati).

Sistemi di informatizzazione intelligente degli archivi:

La filosofia del servizio proposto può essere cosi sintetizzata:

Mandiamo in archivio i vecchi sistemi;
Il Nuovo Spazio Informatico che Riduce e Gestisce;
I nostri Archivi in Pochi Centimetri quadrati.

Servizi offerti

L’informatizzazione intelligente degli archivi nasce da una riproduzione in formato elettronico delle operazioni e delle procedure che solitamente accompagnano un documento all’interno di un’azienda e, quindi la struttura è suddivisa in Cartelle, Faldoni e Raccoglitori. L’informatizzazione intelligente degli archivi permette di operare sulla struttura nel seguente modo:

Le Cartelle: Strumento di aggregazione dei documenti.L’informatizzazione permette di creare, modificare ed eliminare le cartelle, visualizzare nello specifico i dati di ogni singola cartella, effettuare ricerche rapide per la visualizzazione di una o più cartelle, Visualizzare la situazione aggiornata;
I Faldoni: Documenti identificati per campo descrittivo. L’informatizzazione consente l’archiviazione dei documenti attraverso il campo descrizione e permette che i faldoni siano modificabili da ogni singolo utente.
I Raccoglitori: Documenti con chiavi di ricerca personalizzabili dall’utente.L’informatizzazione consente l’archiviazione dei documenti attraverso chiavi di ricerca. Per il raccoglitore personale ogni utente ha a disposizione un unico e proprio box personale nel quale può gestire l’archiviazione dei propri documenti.

Il servizio proposto permette la gestione dei documenti e dei fax in ingresso ed in uscita. La gestione documenti permette di visualizzare e/o modificare un documento, modificare i dati relativi a un documento, eliminare un documento e controllare la situazione aggiornata delle operazioni relative a un documento. La gestione dei fax in ingresso permette di visualizzare i fax arrivati da una o più linee telefoniche, permette di visualizzare i fax arrivati nell’elenco del giorno/settimana/mese o di ottenere una visualizzazione generale di tutte le ricerche, evidenzia il numero di fax del mittente la data e l’ora di ricezione del fax, la descrizione del documento (modificabile dall’utente) e la linea telefonica del fax d’ingresso.
La gestione dei fax in uscita permette di visualizzare il nome del destinatario del fax (è l’unico campo che l’utente può modificare) la data e l’ora di invio del fax ed il controllo dell’avvenuto o non avvenuto invio.

Vantaggi

L’informatizzazione intelligente degli archivi è un valido aiuto nel contenere i costi senza rinunciare all’efficienza perché permette:

L’abbattimento dei costi di ricerca e distribuzione dei documenti;
Una veloce divulgazione dei documenti all’interno dell’azienda;
La possibilità di controllo e responsabilizzazione del flusso informativo;
L’immediata reperibilità dei documenti;
La riservatezza delle informazioni mediante il controllo degli accessi.

Il contenimento dei costi è una affermazione degna di nota perché validata da una ricerca svolta da un’importante Università Italiana il cui studio comparando un’archiviazione eseguita in modo tradizionale ed una analoga svolta con l’informatizzazione intelligente evidenzia una sensibile riduzione dei costi ed una aumentata efficienza.